Zarządzenie Nr 3/2013 Dyrektora Biblioteki Publicznej Miasta i Gminy w Dębnie z dn. 11.03.2013 roku w sprawie: wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro? w Bibliotece Publicznej Miasta i Gminy w Dębnie

 

Zarządzenie Nr 3/2013

 

Dyrektora Biblioteki Publicznej

Miasta i Gminy w Dębnie

z dn. 11.03.2013 roku

 

w sprawie: wprowadzenia „Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro” w Bibliotece Publicznej Miasta i Gminy w Dębnie

 

Znak sprawy: 32/9/2013

 

Na podstawie:

1. Ustawy o bibliotekach z dnia 27 czerwca 1997 roku ( Dz. U. 2012. poz. 642 j.t. z póź zm. )

1. Art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. 2010.113.795 z póź. zm. )

 

zarządzam

 

§ 1

    1. Wprowadza się „Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro w Bibliotece Publicznej Miasta i Gminy w Dębnie.

1. Regulamin, o którym mowa w ust. 1 stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.

 

§ 2

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem  11.03.2013 roku.

 

 

 

Załącznik

do Zarządzenia Dyrektora

Biblioteki Publicznej Miasta i Gminy

w Dębnie

Nr 3/2013 z dnia 11.03.2013 r.

 

REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH, KTÓRYCH WARTOŚĆ NIE PRZEKRACZA WYRAŻONEJ W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚCI KWOTY 14 000 EURO W BIBLIOTECE PUBLICZNEJ MIASTA I GMINY W DĘBNIE

 

§ 1

Regulamin opracowano na podstawie następujących aktów prawnych:

1. Art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych ( Dz. U. 09.157.1240 z późń. zm.)

2. Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późń. zm.)

3. Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2011 roku w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych ( Dz. U. 2011, Nr 282, poz. 1650).

 

DZIAŁ I

 

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 2

1. Regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych polskich równowartości kwoty 14 000 euro, zwany dalej Regulaminem, określa zakres, kryteria, zasady oraz organizację udzielania w jednostce zamówień z pominięciem stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.

2. Przepisy niniejszego regulaminu mają zastosowanie tylko w udzielanych przez jednostkę zamówieniach publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane, finansowanych ze środków publicznych wyłączonych, stosownie do art. 4 ust.8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych ( Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z póź. zmianami) spod jej rygorów, tj. o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych polskich równowartości kwoty 14000 euro.

 

§ 3

Użyte w regulaminie określenia oznaczają:

1. Zamawiający - Biblioteka Publiczna Miasta i Gminy w Dębnie

2. Kierownik zamawiającego - Dyrektora Biblioteki Publicznej Miasta i Gminy w Dębnie, a w razie nieobecności Zastępcę Dyrektora

3. Wnioskujący, pracownik merytoryczny - pracownika, do którego obowiązków służbowych należy załatwianie sprawy z danego zakresu.

Dział II

UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Z WYŁĄCZENIEM STOSOWANIA PRZEPISÓW USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

Rozdział I

Kryteria i zasady udzielania zamówień publicznych z wyłączeniem stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych

§ 4.

1. Wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokości ustalonej w planie rzeczowo - finansowym.

2. Wydatki publiczne powinny być dokonywane:

• w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych

efektów z danych nakładów

• w sposób umożliwiający terminową realizację zadań.

1. Wycena zamówienia stanowi jedyne i wystarczające kryterium wyłączenia ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z art. 4 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 z póź zm.).

Rozdział II

Procedura wszczęcia i przeprowadzenia postępowania zamówień publicznych z wyłączeniem stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych

§ 5.

1. Podstawą do podjęcia działań związanych z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawy, usługi i roboty budowlane jest plan finansowy na dany rok budżetowy.

2. Udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 4 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz o kryteria zawarte w §4 punkt 3, winno być poprzedzone oszacowaniem wartości zamówienia publicznego w oparciu o cenę euro wynikającą z Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2011 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych (Dz. U. 2011, Nr 282, poz. 1650).

3. Zakazuje się dzielenia zamówienia oraz zaniżania wartości zamówienia w celu uniknięcia stosowania ustawy lub uniknięcia procedur udzielenia zamówień publicznych określonych ustawą Prawo zamówień publicznych.

§ 6.

1. Podstawą obliczenia wartości zamówienia na dostawy jest wartość rynkowa rzeczy lub praw będących przedmiotem dostawy.

2. Podstawą obliczenia wartości zamówienia na usługi jest wartość rynkowa świadczeń objętych zamówieniem.

3. Podstawą obliczenia wartości na roboty budowlane jest kosztorys budowlany.

4. Przy obliczaniu wartości zamówienia na roboty budowlane uwzględnia się także wartość dostaw związanych z wykonywaniem robót budowlanych oddanych przez zamawiającego do dyspozycji wykonawcy.

5. Jeżeli nie można obliczyć wartości zamówienia na podstawie realiów rynkowych zamawiający może swój szacunek oprzeć na aktualnie powszechnie stosowanych katalogach, cennikach i taryfikatorach.

6. Podstawą obliczenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo, jest zgodnie z wyborem zamawiającego:

   1. Łączna wartość zamówień na tożsame usługi lub dostawy, udzielonych w ciągu poprzednich 12 miesięcy lub poprzednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawiających dostaw lub usług oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem ustalonego w ustawie budżetowej

   2. Łączna wartość zamówień, których zamawiający zamierza udzielić w ciągu 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie ( z uwzględnieniem wartości tej pierwszej dostawy lub usługi), albo w czasie realizacji umowy w sprawie zamówienia publicznego, jeżeli jest on dłuższy niż 12 miesięcy z uwzględnieniem okresu, na który zostanie zawarta umowa o udzielenie zamówienia.

7. W przypadku wspólnego prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przez kilku pracowników merytorycznych wartością zamówienia jest wartość całego zamówienia wspólnego.

8. Jeżeli dopuszcza się możliwość składania ofert częściowych, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia.

Rozdział III

Procedury udzielenia zamówienia publicznego poniżej 14 000 euro.

§ 7.

1. Ustala się następujące procedury udzielania zamówień publicznych:

1. zamówienia o wartości do 5.000 złotych brutto włącznie,

2. zamówienia o wartości od 5.000 złotych brutto do wartości ustalonej w art. 4 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych

1. Wartość zamówienia ustala się stosując przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2011 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych (Dz. U. 2011, Nr 282, poz. 1650).

§ 8.

1. Obowiązkiem pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za realizację danego zamówienia jest odpowiednio wczesne rozpoczęcie realizacji zamówienia do 14 000 euro tak, aby umożliwić przeprowadzenie procedur zgodnie z zasadami art. 44 ustawy o finansach publicznych.

2. Obowiązkiem pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za realizację danego zamówienia jest bezstronne, obiektywne, staranne, zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, rozeznanie, zakwalifikowanie oraz przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

§ 9.

 

Szczegółowa procedura udzielania zamówienia o wartości do 5.000 złotych

brutto włącznie

 

1. 1. Udzielenie zamówienia może nastąpić na podstawie pisemnego zamówienia/zlecenia lub pisemnej umowy - jeżeli wymaga tego specyfika zamówienia, podpisanych przez kierownika jednostki, po uprzedniej akceptacji Głównego Księgowego;

   2. Zamówienia/zlecenia lub zawarcia umowy dokonuje się na podstawie Wniosku, stanowiącego załącznik nr 1 do Regulaminu;

   3. Ramowy wzór zamówienia/zlecenia określa załącznik nr 2 do Regulaminu;

   4. Nie wymaga się sporządzenia Wniosku i pisemnego zamówienia/zlecenia oraz pisemnej umowy w przypadku, gdy wartość zamówienia nie przekracza 2.000 zł i jest rozliczana gotówkowo;

   5. Wniosek powinien być sporządzony, po wcześniejszym rozeznaniu rynku, dokonanym przez pracownika merytorycznego, polegającym na skierowaniu zaproszenia do składania ofert do kilku, jednak niemniej niż 3 wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, którego ma dotyczyć Wniosek;

   6. Zaproszenie do składania ofert powinno być sporządzone zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 3 do Regulaminu oraz podpisane przez kierownika Zamawiającego;

   7. Opis przedmiotu zamówienia ofertowego nie jest obowiązkowy w przypadku usług specjalistycznych, które na naszym terenie może wykonać tylko jeden Wykonawca, a także gdy nastąpi konieczność wykonania zamówienia w trybie pilnym, nagłym/awaryjnym, wymagającym jego niezwłocznej realizacji lub ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia.

   8. Procedura udzielenia zamówienia poniżej 5.000 zł brutto polega na tym, że pracownik merytoryczny:

1. przeprowadza rozeznanie cenowe - telefoniczne, pocztą elektroniczną, faksem, pisemnie lub poprzez portale internetowe, sporządza z tych czynności notatkę służbową i w miarę możliwości dołącza dokumenty np. wydruk oferty z portalu internetowego, notatkę z rozmowy telefonicznej, a następnie sporządza protokół według wzoru (załącznik nr 4 do Regulaminu);

2. zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, który zaoferował najkorzystniejszą ofertę;

3. dokonuje realizacji zamówienia.

 

§ 10.

Szczegółowa procedura udzielania zamówienia powyżej 5.000 zł brutto do wartości ustalonej w art. 4 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych

 

1. Osoba odpowiedzialna za zamówienia publiczne szacuje wartość zamówienia w przeliczeniu na euro, ustala dla danego zamówienia kod Wspólnego Słownika Zamówień /CPV/, wprowadza do rejestru zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro dla wszystkich zamówień wychodzących z Biblioteki Publicznej Miasta i Gminy w Dębnie.

2. Sporządza Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia.

3. Pracownik odpowiedzialny za realizację danego zamówienia, przedstawia Wniosek o udzielenie zamówienia na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych do Kierownika Zamawiającego (załącznik nr 1 do Regulaminu).

4. Kierownik Zamawiającego po otrzymaniu wniosku o którym mowa w §10 ust. 3. regulaminu dekretuje go do Głównego Księgowego.

5. Główny Księgowy potwierdza dostępność środków na realizację danego zamówienia i kolejno wniosek przekazuje do osoby odpowiedzialnej za zamówienia publiczne.

6. Procedura udzielenia zamówienia do 14 000 euro polega na tym, że pracownik merytoryczny:

1. 1. przeprowadza pisemne rozeznanie cenowe, zapraszając do składania ofert / wzór stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu / taką liczbę wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty (nie mniej niż 5 wykonawców). Wymogu powyższego nie stosuje się w przypadku kiedy dane zamówienie może realizować tylko jeden Wykonawca;

   2. Na podstawie otrzymanych ofert pracownik wybiera wykonawcę, który zaoferował najkorzystniejsze warunki realizacji zamówienia i sporządza protokół według wzoru (załącznik nr 4 do Regulaminu);

   3. Cała dokumentacja z postępowania z zamówienia przechowywana jest u pracownika, który odpowiedzialny jest za jej realizację oraz archiwizację.

1. Udzielenie zamówienia może nastąpić na podstawie pisemnej umowy zawartej z Wykonawcą przez kierownika jednostki.

 

Dział III

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 11.

1. Odpowiedzialność za przygotowanie i przeprowadzenie zamówienia publicznego z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych ponosi kierownik zamawiającego, a także inne osoby w zakresie jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania.

2. Regulamin przewiduje możliwość odstąpienia od procedury porównywania ofert w sytuacji, której z zachowaniem najwyższej staranności nie można było przewidzieć, a zachodzi konieczność natychmiastowego wykonania zamówienia. Uzasadnienie wyboru wykonawcy należy zawrzeć w notatce służbowej.

3. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego podpisania przez Kierownika Zamawiającego.